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Steuergate

Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO

mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 62a StBerG / § 203 StGB

zwischen

der Steuerkanzlei, die Steuergate nutzt oder über die Software eines Herstellers anbindet
– „Kanzlei“ oder „Verantwortlicher“ –

und

Tribus Solutions UG (haftungsbeschränkt), c/o CODE Education GmbH, Donaustraße 44, 12043 Berlin,
vertreten durch die Geschäftsführer Hannes Pfau und Malte Werner
– „Steuergate“ oder „Auftragsverarbeiter“ –


§ 1 Gegenstand, Dauer und Verhältnis zu anderen Verträgen

  1. Steuergate verbindet DATEV in der Kanzlei mit Software von Herstellern, mit Werkzeugen der Kanzlei und mit KI-Programmen, die Personen der Kanzlei verbinden (Leistungsbeschreibung in den Nutzungsbedingungen von Steuergate, „Hauptvertrag“). Dabei verarbeitet Steuergate personenbezogene Daten im Auftrag der Kanzlei. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, die Arten der Daten und die Kreise der Betroffenen stehen in Anlage 1.
  2. Der Hauptvertrag kann mit der Kanzlei selbst oder mit einem Hersteller geschlossen sein, dessen Software die Kanzlei über Steuergate an DATEV anbindet. Dieser AVV gilt unmittelbar zwischen Kanzlei und Steuergate, unabhängig davon, wer den Hauptvertrag geschlossen hat und wer ihn bezahlt.
  3. Der AVV läuft, solange Steuergate Daten der Kanzlei verarbeitet. Er endet nicht vor Abschluss der Rückgabe und Löschung nach § 12.
  4. Bei Widersprüchen geht dieser AVV dem Hauptvertrag vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten und von Berufsgeheimnissen geht.

§ 2 Weisungen

  1. Steuergate verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung der Kanzlei, auch bei Übermittlungen in Drittländer, es sei denn, ein Gesetz verpflichtet Steuergate dazu. In diesem Fall teilt Steuergate der Kanzlei die rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.
  2. Die Weisungen der Kanzlei sind zunächst dieser AVV mit seinen Anlagen, der Hauptvertrag und die Einstellungen, die die Kanzlei oder von ihr berechtigte Personen im Portal oder am Konnektor vornehmen. Dazu zählen insbesondere:
    • a) welche Mandanten und Datenarten freigegeben sind,
    • b) ob Schreibzugriffe (Buchungsstapel, Belege, Dokumente) freigegeben sind,
    • c) welche Hersteller über ihre Software zugreifen,
    • d) ob und für welche Personen der Lesezugriff durch KI-Programme freigeschaltet ist (§ 4),
    • e) die Weisung zur Erzeugung anonymer Daten nach § 5.
  3. Weitere Weisungen erteilt die Kanzlei in Textform. Mündliche Weisungen bestätigt sie unverzüglich in Textform.
  4. Hält Steuergate eine Weisung für rechtswidrig, teilt Steuergate dies der Kanzlei unverzüglich mit. Steuergate darf die Ausführung aussetzen, bis die Kanzlei die Weisung bestätigt oder ändert.

§ 3 Zweckbindung: keine Nutzung für eigene Zwecke

  1. Steuergate verwendet die Daten der Kanzlei ausschließlich, um die vereinbarten Leistungen zu erbringen. Steuergate verwendet sie insbesondere nicht
    • a) für eigene Zwecke oder Zwecke Dritter, ausgenommen die anonymen Daten nach § 5,
    • b) zum Trainieren, Feinabstimmen oder Bewerten von KI-Modellen, weder eigener noch fremder,
    • c) für Werbung, Profilbildung oder Weiterverkauf.
  2. Eine Nutzung über Absatz 1 hinaus ist nur auf Grundlage einer gesonderten, ausdrücklichen Vereinbarung mit der Kanzlei zulässig, die in Textform zu schließen ist und jederzeit widerrufen werden kann (Zusatzvereinbarung „Datennutzung zur Produktentwicklung“). Ohne diese Vereinbarung gilt Absatz 1 ohne Ausnahme.
  3. Unberührt bleiben die Daten, die Steuergate als eigener Verantwortlicher verarbeitet, etwa Kontodaten der Portalnutzer, Vertrags- und Abrechnungsdaten oder technische Betriebsdaten ohne Mandanteninhalte (geregelt in der Datenschutzerklärung von Steuergate). Diese Daten enthalten keine Inhalte aus DATEV.

§ 4 Lesezugriff durch KI-Programme

  1. Steuergate stellt der Kanzlei eine Schnittstelle bereit (Model Context Protocol, „MCP“), über die KI-Programme, die Personen der Kanzlei selbst verbinden, Daten aus DATEV lesen können. Der Zugriff ist nur lesend und auf den Lesekatalog nach Anlage 1 beschränkt. Jede Person braucht ein eigenes, auf Einladung angelegtes Konto. Jeder Zugriff wird mit Person, KI-Programm und Zeitpunkt protokolliert.
  2. Bei neuen Verbindungen ist der KI-Lesezugriff voreingestellt. Er wirkt erst, wenn eine berechtigte Person ein KI-Programm aktiv verbindet. Die Kanzlei kann ihn jederzeit im Portal für die ganze Verbindung oder für einzelne Personen abschalten. Das Abschalten wirkt bei der nächsten Anfrage.
  3. Welches KI-Programm verbunden wird, entscheidet allein die Kanzlei bzw. die von ihr berechtigte Person. Steuergate übermittelt die gelesenen Daten an dieses KI-Programm auf Weisung der Kanzlei. Der Anbieter des KI-Programms ist kein Unterauftragsverarbeiter von Steuergate. Für die Auswahl des Anbieters, den Vertrag mit ihm (insbesondere Auftragsverarbeitung, Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG und Ausschluss des Trainings mit Kanzleidaten) und die Zulässigkeit der Übermittlung ist die Kanzlei verantwortlich. Steuergate weist die Kanzlei darauf vor der Freischaltung hin.
  4. Soweit der Hauptvertrag mit einem Hersteller geschlossen ist können Personen aus der Organisation dieses Herstellers mit der Rolle „Kanzlei“ über die MCP-Schnittstelle dieselben Daten lesen, die die Software des Herstellers lesen darf. Die Kanzlei kann in Textform verlangen, dass Steuergate diesen Zugriff für sie abschaltet.

§ 5 Anonyme Daten zur Weiterentwicklung (Weisung der Kanzlei)

  1. Weisung. Die Kanzlei weist Steuergate an, aus den im Auftrag verarbeiteten Daten Struktur- und Ablaufdaten nach Absatz 2 automatisiert zu erfassen und sie unverzüglich nach Absatz 3 zu anonymisieren. Zweck ist, die Leistung von Steuergate für die Kanzlei und für alle Kunden zu sichern, zu verbessern und weiterzuentwickeln: etwa Fehler zu erkennen, Schnittstellen und Zuordnungen zu verbessern, Kapazität zu planen und neue Funktionen zu entwickeln. Die Kanzlei hat daran ein eigenes Interesse, weil Störungen und Fehlübertragungen in ihrer DATEV-Anbindung dadurch früher erkannt und vermieden werden.

  2. Struktur- und Ablaufdaten sind ausschließlich:

    • a) welche Datenarten, Schnittstellen, Funktionen und Werkzeuge genutzt wurden, wie oft und in welcher Menge,
    • b) Zeitpunkte, Laufzeiten, Erfolg oder Misserfolg, Fehlerklassen und Fehlercodes, auch von DATEV,
    • c) die Form der Daten ohne ihren Inhalt: welche Felder belegt sind, Datentypen, Längen, Formate, Versionen, Kontenrahmen (z. B. SKR 03/04) und Schlüsselarten,
    • d) technische Angaben zur Umgebung: Konnektor-, DATEV- und Betriebssystemversion, Verbindungsweg, Ergebnisse der Selbstprüfung.

    Nicht dazu gehören und nicht erfasst werden: Namen, Anschriften und Kennungen von Mandanten, Beschäftigten oder Geschäftspartnern, Steuer-, Personal- und Kontonummern einzelner Personen, Beträge, Buchungstexte, Belegbilder und Belegtexte, Dokumentinhalte, Lohn- und Gehaltsdaten, Freitexte, Fehlermeldungen mit Inhaltswerten (diese werden vorher gefiltert) sowie die Eingaben an KI-Programme und deren Antworten.

  3. Anonymisierung. Steuergate entfernt alle Merkmale, die auf die Kanzlei, einen Mandanten oder eine natürliche Person schließen lassen. Steuergate verwendet anonyme Daten nur zusammengefasst über mindestens fünf Kanzleien oder, wenn es um eine einzelne Funktion geht, so vergröbert, dass ein Rückschluss auf einzelne Kanzleien, Mandanten oder Personen nach allgemeiner Lebenserfahrung und mit vertretbarem Aufwand nicht möglich ist. Steuergate unternimmt keinen Versuch, anonyme Daten wieder zuzuordnen, und verpflichtet Dritte, die sie erhalten, ebenso. Das Verfahren ist in Anlage 2, Abschnitt H beschrieben. Steuergate legt es der Kanzlei auf Anfrage offen.

  4. Berufsgeheimnis. Die Erfassung nach Absatz 1 geschieht automatisiert. Mitarbeitende von Steuergate nehmen dabei keine Kenntnis von Mandanteninhalten, und es werden keine Inhalte offenbart oder verwertet, die unter § 203 StGB fallen. Die Struktur- und Ablaufdaten fallen ohnehin bei der vertragsgemäßen Leistung an, weil Steuergate sie für Betrieb, Fehlersuche und Sicherheit braucht.

  5. Ergebnis. Anonyme Daten sind keine personenbezogenen Daten und keine Daten der Kanzlei im Sinne dieses AVV. Steuergate darf sie zeitlich unbegrenzt, auch nach Vertragsende, für die Zwecke nach Absatz 1 verwenden, zusammengefasst veröffentlichen (z. B. Statistiken zur Verfügbarkeit von DATEV-Schnittstellen) und an Dritte weitergeben, sofern sie die Kanzlei nicht erkennen lassen.

  6. Änderung. Die Kanzlei kann diese Weisung mit Wirkung für die Zukunft in Textform einschränken oder widerrufen. Steuergate darf in diesem Fall den Hauptvertrag mit einer Frist von einem Monat kündigen, wenn die Fortführung ohne die Weisung unzumutbar ist. Bereits erzeugte anonyme Daten bleiben unberührt.

§ 6 Vertraulichkeit und Verpflichtung zur Verschwiegenheit (§ 62a StBerG, § 203 StGB)

  1. Die Kanzlei ist Berufsgeheimnisträgerin. Steuergate wirkt an ihrer beruflichen Tätigkeit mit (§ 203 Abs. 3 Satz 2 StGB). Steuergate ist auf die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung hingewiesen worden (Anlage 4).
  2. Steuergate verpflichtet sich, über alle fremden Geheimnisse, die im Zusammenhang mit der Leistung bekannt werden, Verschwiegenheit zu wahren. Steuergate nimmt von fremden Geheimnissen nur Kenntnis, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Die Verpflichtung gilt über das Vertragsende hinaus.
  3. Steuergate setzt nur Personen ein, die schriftlich oder in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen belehrt sind. Steuergate verpflichtet Unterauftragsverarbeiter, die Kenntnis von Geheimnissen erlangen können, in gleicher Weise (§ 62a Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 StBerG).
  4. Daten der Kanzlei werden in Deutschland gespeichert. Auf dem Weg zwischen Kanzlei, Herstellern, KI-Programmen und Steuergate laufen sie verschlüsselt durch das Netz von Cloudflare (Anlage 3). Eine Verarbeitung von Geheimnissen außerhalb Deutschlands findet nur statt, wenn dort ein vergleichbarer Schutz von Geheimnissen gewährleistet ist (§ 62a Abs. 4 StBerG), und nur mit den Unterauftragsverarbeitern aus Anlage 3.

§ 7 Technische und organisatorische Maßnahmen

  1. Steuergate trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 2 beschrieben sind, und hält sie während der Laufzeit ein.
  2. Die Maßnahmen entwickeln sich mit dem Stand der Technik weiter. Steuergate darf sie durch gleichwertige oder bessere ersetzen. Wesentliche Änderungen dokumentiert Steuergate und teilt sie der Kanzlei in Textform mit.

§ 8 Unterauftragsverarbeiter

  1. Die Kanzlei genehmigt die in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter.
  2. Steuergate informiert die Kanzlei mindestens vier Wochen vor dem Einsatz eines neuen oder dem Austausch eines Unterauftragsverarbeiters in Textform (E-Mail an die hinterlegte Adresse genügt). Die Kanzlei kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Einigen sich die Parteien nicht, kann jede Partei den Hauptvertrag zum Zeitpunkt des geplanten Einsatzes kündigen.
  3. Steuergate schließt mit jedem Unterauftragsverarbeiter einen Vertrag, der dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie dieser AVV (Art. 28 Abs. 4 DSGVO), und verpflichtet ihn, soweit er Kenntnis von Berufsgeheimnissen erlangen kann, nach § 6 Abs. 3.
  4. Keine Unterauftragsverarbeiter sind Dienstleister, die Steuergate als Nebenleistung in Anspruch nimmt und die keinen Zugriff auf Daten der Kanzlei haben, etwa Telekommunikationsanbieter, sowie die Anbieter der KI-Programme, die die Kanzlei selbst verbindet (§ 4 Abs. 3), und die Hersteller, deren Software die Kanzlei anbindet.

§ 9 Unterstützung der Kanzlei

  1. Steuergate unterstützt die Kanzlei mit geeigneten Maßnahmen bei der Erfüllung der Rechte Betroffener (Art. 12 bis 22 DSGVO). Wendet sich ein Betroffener direkt an Steuergate, leitet Steuergate die Anfrage unverzüglich an die Kanzlei weiter.
  2. Steuergate unterstützt die Kanzlei bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Datenschutz-Folgenabschätzungen.
  3. Unterstützung, die über das hinausgeht, was die Plattform von sich aus bietet, kann Steuergate nach Aufwand zu den jeweils gültigen Sätzen berechnen, sofern sie nicht durch einen Verstoß von Steuergate veranlasst ist.

§ 10 Meldung von Verletzungen

Steuergate meldet der Kanzlei eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, in Textform. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO. Steuergate ergreift unverzüglich Maßnahmen zur Eindämmung und informiert die Kanzlei laufend.

§ 11 Nachweise und Kontrollen

  1. Steuergate weist die Einhaltung dieses AVV auf Anfrage nach, etwa durch aktuelle Dokumentation der Maßnahmen, Prüfberichte oder Zertifikate.
  2. Die Kanzlei oder ein von ihr beauftragter, zur Verschwiegenheit verpflichteter Prüfer, der nicht im Wettbewerb mit Steuergate steht, darf nach rechtzeitiger Anmeldung (in der Regel zwei Wochen) zu den Geschäftszeiten kontrollieren, ohne den Betrieb zu stören. Kontrollen vor Ort finden höchstens einmal im Kalenderjahr statt, es sei denn, ein konkreter Anlass rechtfertigt mehr.

§ 12 Löschung und Rückgabe

  1. Steuergate löscht Daten der Kanzlei laufend nach den Fristen in Anlage 1, Abschnitt E.
  2. Nach Ende der Leistung löscht Steuergate alle noch gespeicherten Daten der Kanzlei innerhalb von 30 Tagen, einschließlich gespeicherter Zugangsdaten zu DATEV. Datensicherungen werden im regulären Umlauf überschrieben, spätestens nach 14 Tagen. Auf Wunsch der Kanzlei, den sie bis Vertragsende in Textform äußert, gibt Steuergate die Daten vorher in einem gängigen Format heraus, soweit sie noch vorliegen. Die führenden Daten liegen in DATEV bei der Kanzlei, nicht bei Steuergate.
  3. Steuergate bestätigt die Löschung auf Anfrage in Textform.
  4. Anonyme Daten nach § 5 sind keine Daten der Kanzlei und werden nicht gelöscht.

§ 13 Haftung

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Haftungsregeln des Hauptvertrags. Diese gelten nicht für Verstöße gegen § 3 (Zweckbindung) und § 6 (Verschwiegenheit).

§ 14 Schlussbestimmungen

  1. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.
  2. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der AVV im Übrigen wirksam.
  3. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Berlin, soweit die Kanzlei Kaufmann ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat.

§ 15 Abschluss

Dieser AVV kommt zustande, wenn die Kanzlei ihn in Textform annimmt, etwa per E-Mail an [email protected] oder durch Bestätigung im Portal. Steuergate bestätigt den Abschluss in Textform unter Angabe der Fassung. Mit dem Abschluss erteilt die Kanzlei die Weisungen nach § 2 Abs. 2, und Steuergate übernimmt die Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 6 und Anlage 4. Eine unterschriebene Fassung senden wir auf Wunsch zu.


Anlage 1: Gegenstand der Verarbeitung

A. Leistung und Zweck

B. Arten der Daten (Lesekatalog und Schreibwege)

C. Kreise der Betroffenen

Mandanten der Kanzlei und deren Inhaber, Gesellschafter und Ansprechpartner; Beschäftigte der Mandanten; Geschäftspartner der Mandanten (Debitoren, Kreditoren); Beschäftigte der Kanzlei; Personen beim Hersteller und beim IT-Dienstleister.

D. Ort der Verarbeitung

Speicherung in Deutschland (Hetzner, Rechenzentrum Falkenstein). Durchleitung über das Netz von Cloudflare, Ausnahmen nur nach Anlage 3.

E. Speicherfristen

Daten Frist
Leseergebnisse (verschlüsselt) gelöscht nach Abholung, spätestens nach 10 Minuten
gelesene Dateien 1 Stunde
Belege und Buchungsstapel auf dem Weg zu DATEV (verschlüsselt) gelöscht nach Zustellung, spätestens nach 7 Tagen
Protokolle der Schnittstellen und Anfragen 14 Tage
Protokolle zugestellter Benachrichtigungen an Hersteller 30 Tage
Protokoll der KI-Zugriffe 12 Monate
Zugangsdaten / Tokens zu DATEV bis zum Trennen der Verbindung bzw. Vertragsende; Tokens für DATEV-Datenservices höchstens 2 Jahre
Datensicherungen 14 Tage

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

A. Vertraulichkeit

B. Integrität

C. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

D. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

E. Weisungskontrolle

Schalter für Lese-, Schreib- und KI-Zugriff je Verbindung im Portal, durch die Kanzlei jederzeit änderbar; dokumentierte Weisungen in Textform.

H. Anonymisierung (zu § 5)

  1. Struktur- und Ablaufdaten werden bereits bei der Entstehung nur aus Metadaten gebildet; Inhaltswerte werden nicht in den Datenbestand für die Weiterentwicklung übernommen.
  2. Kennungen von Kanzlei, Verbindung, Mandant und Person werden vor der Speicherung entfernt oder durch Gruppenmerkmale ersetzt (z. B. „Kanzleigröße“, „Verbindungsweg“).
  3. Fehlermeldungen werden auf Fehlerklasse und Fehlercode reduziert. Freitext aus Fehlermeldungen wird nicht übernommen.
  4. Auswertungen werden nur mit einer Mindestgruppengröße von fünf Kanzleien ausgegeben.
  5. Die Rohprotokolle, aus denen anonyme Daten entstehen, unterliegen den Fristen aus Anlage 1 E und werden danach gelöscht.

Anlage 3: Unterauftragsverarbeiter

Anbieter Leistung Ort der Verarbeitung Zugriff auf Inhalte Grundlage Drittland
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen Server, Datenbank, Datensicherung Deutschland (Falkenstein) ja (verschlüsselt gespeichert) –
Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure Key Vault) Verwahrung des Hauptschlüssels Deutschland nein, nur Schlüssel EU-Anbieter; Mutterkonzern USA: DPF
Functional Software, Inc. (Sentry) Fehlerüberwachung Deutschland nein, Inhalte werden vorher entfernt DPF / SCC
Resend, Inc. Versand von Benachrichtigungen EU nur Benachrichtigungstexte (z. B. Name der Kanzlei, Status) DPF / SCC
Clerk, Inc. Konten und Anmeldung, auch für KI-Programme USA nur Kontodaten der Personen der Kanzlei DPF / SCC
Cloudflare, Inc. Auslieferung, Schutz vor Angriffen und DNS für Portal, Programmierschnittstelle, Konnektor-Verbindung und MCP-Schnittstelle weltweites Netz, Endpunkte in der Nähe der Nutzer (für Kanzleien in Deutschland in der Regel EU) Durchleitung: Inhalte werden zur Prüfung auf Angriffe kurz entschlüsselt, nicht gespeichert DPF / SCC

Anlage 4: Belehrung über die strafrechtlichen Folgen (§ 62a Abs. 3 StBerG)

Steuergate und alle Personen, die für Steuergate tätig sind, werden darauf hingewiesen:

Steuergate bestätigt, diese Belehrung erhalten und alle eingesetzten Personen entsprechend verpflichtet zu haben.